Ley de Protección de Datos: ¿Qué multas pueden afrontar los autónomos?

Laura es fisioterapeuta en una pequeña localidad de Galicia. Como muchos autónomos, llevaba ella misma la gestión de sus pacientes: citas, historiales, datos de contacto… Todo desde su portátil. Un día, por error, envía un email grupal en vez de individual, dejando a la vista los nombres y direcciones de correo de una veintena de pacientes. 

No hubo mala intención, pero es un acto sancionable por la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), que puede costarte muy caro (en su caso, 5.000 euros de multa por no garantizar la confidencialidad de los datos personales). 

Si hubiera contado con el asesoramiento adecuado, como el que te ofrecemos desde Previsión Mallorquina, podría haber amortiguado el golpe. 

¿Te interesa saber más sobre la Ley de Protección de Datos y cómo puede afectarte como autónomo? Quédate, que te lo explicamos todo. 

¿Es obligatoria la protección de datos para los autónomos? 

Sí. Cualquier persona que trate datos personales en el ejercicio de su actividad profesional, aunque sea por cuenta propia y sin empleados, está obligada a cumplir las leyes de protección de datos. 

¿Qué leyes de protección de datos debes cumplir si eres autónomo? 

Las leyes que cualquier autónomo debe cumplir son: 

• RGPD (Reglamento General de Protección de Datos): norma europea que regula el tratamiento de datos personales. 

• LOPDGDD (Ley Orgánica 3/2018): normativa española que desarrolla y complementa el RGPD. 

Estas leyes no hacen excepciones según tu tipo de negocio: si tratas datos personales de clientes, empleados, proveedores o usuarios web, te afectan. 

Claves para cumplir la Ley de protección de datos si eres autónomo 

Lleva un Registro de Actividades de Tratamiento (RAT)

El RAT no es obligatorio para todos los autónomos, pero sí para algunos casos concretos y, en cualquier caso, se recomienda llevar este registro siempre que tu negocio implique estar en contacto con datos de terceros, tratas con datos sensibles o subcontratas servicios con acceso a tus datos como asesorías o herramientas online. 

Información que se debe incluir en el Registro de Actividades de Tratamiento 

En el Registro de Actividades de Tratamiento debes incluir: 

• Nombres y datos de contacto de los encargados del tratamiento y del delegado de Protección de Datos, si lo hay. 

• El objetivo por el que se recogen los datos (fines publicitarios, comerciales…). 

• Descripciones de las categorías en las que se incluye información personal. 

• Terceros que tendrán acceso a los datos. 

• Plazos de supresión de datos. 

• Medidas que se llevan a cabo para garantizar la seguridad de la información. 

Haz los análisis de riesgos que correspondan 

Evalúa los posibles riesgos que puede suponer el tratamiento de los datos que realizas. Por ejemplo, si almacenas datos médicos o financieros, debes ser más estricto en las medidas de protección por la sensibilidad de la información almacenada. 

Realiza una Evaluación de Impacto cuando sea necesario

No todos los autónomos deben hacerla. Pero si realizas tratamientos de datos sensibles a gran escala o con nuevas tecnologías (por ejemplo, videovigilancia o IA), sí debes elaborar una Evaluación de Impacto. 

Firma contratos de encargo de tratamiento

Si trabajas con terceros que acceden a los datos que tratas (gestorías, informáticos, plataformas de email marketing…), debes firmar un contrato que especifique sus obligaciones como encargados del tratamiento. 

Recibe formación en materia de protección de datos

Es fundamental estar al día. Hay cursos gratuitos en la propia AEPD y otras entidades que te ayudarán a entender qué puedes y qué no puedes hacer con los datos. 

Mantén informados a los propietarios de los datos 

Debes informar siempre de forma clara y comprensible sobre quién eres, para qué recoges sus datos, cuáles son sus derechos y cómo pueden ejercerlos. 

Establece un plazo de conservación de los datos 

Define cuánto tiempo conservarás los datos según su finalidad y el tipo. Por ejemplo, los datos fiscales deben guardarse 4 años por ley. 

Realiza auditorías periódicas 

Al menos una vez al año, revisa si estás cumpliendo con la normativa, si tus medidas de seguridad siguen siendo válidas o si necesitas actualizarlas. Puedes encargar la auditoría a una empresa de protección de datos que se dedique a ello. 

Tipos de autónomos que deben cumplir la Ley de protección de datos 

Autónomos sin empleados

Incluso si trabajas solo, si tratas datos de clientes o proveedores, la normativa te afecta. Un ejemplo típico es un diseñador freelance que gestiona los datos de sus clientes en la nube. 

 Autónomos socios de una empresa

Si formas parte de una sociedad, pero facturas como autónomo, también estás obligado a cumplir con el RGPD, tanto a nivel individual como como parte de la empresa. 

Autónomos con empleados a su cargo 

Aquí se suman obligaciones laborales, como proteger los datos de tus trabajadores (nóminas, partes médicos, etc.). 

Autónomos TRADE o dependientes económicamente 

Aun trabajando para un solo cliente principal, si gestionas datos, estás obligado a cumplir con la normativa. 

Profesionales autónomos colegiados 

Los Colegios profesionales están autorizados para tratar los datos personales que sean indispensables para ejercer su función, siempre que tengan el consentimiento del colegiado. 

¿A qué sanciones se expone un autónomo? 

Infracciones leves 

Suelen estar relacionadas con errores administrativos: no incluir la información de protección de datos en un formulario, por ejemplo. Las sanciones pueden llegar hasta 40.000 euros, aunque para autónomos suelen oscilar entre 1.000 y 5.000 euros. 

Infracciones graves 

Se producen, por ejemplo, al tratar datos sin consentimiento o no tener contratos de encargo con terceros. Las multas pueden ir de 40.001 a 300.000 euros, aunque se aplica proporcionalidad. 

Infracciones muy graves 

Implica usos indebidos, cesiones sin autorización o ignorar de forma sistemática los derechos de los usuarios. Las multas pueden alcanzar los 20 millones de euros o el 4% del volumen de negocio. 

Te ayudamos a cumplir con la normativa (y a dormir más tranquilo) 

Una multa por incumplimiento de la Ley de Protección de Datos no solo afecta a tu bolsillo, también a tu reputación profesional. Por eso, desde Previsión Mallorquina, además de ofrecerte seguros especializados como el de baja laboral para autónomos, compartimos contigo información actualizada para que puedas trabajar con tranquilidad. 

Si quieres estar al día de los cambios legales que afectan a tu actividad este 2025, consulta nuestra guía con todas las novedades para autónomos.