A la hora de prestar servicios, los autónomos deben lidiar con toda una serie de escenarios: facturar correctamente al cliente, tratar con los proveedores y también estar al corriente de las obligaciones fiscales. Toda actividad empresarial implica la realización de compras y ventas y la asunción de ingresos y gastos. Entre estos últimos existe una categoría especial conocida como gastos suplidos y que trataremos a continuación.
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Características de un gasto suplido
Un gasto suplido es, en esencia, una adquisición que haces en nombre de tu cliente y que es necesario para prestarle determinados servicios. En determinadas profesiones, como, por ejemplo, los arquitectos o abogados es muy común tener que tramitar certificados o licencias que implican gastos de notaría o administrativos cuando se quiere prestar un servicio.
Para que lo entiendas mejor, te ponemos un ejemplo. Supongamos que tienes un estudio de arquitectura y un cliente te encarga la realización de un proyecto que se va a ubicar en un solar de la ciudad. Cuando empieces a trabajar el proyecto necesitarás tramitar permisos municipales que tienen un precio. El coste de esos permisos será sufragado íntegramente por tu cliente, pero tú serás el encargado de tramitarlos y adelantar ese dinero que, posteriormente, cobrarás de la persona que te ha encargado la obra.
Con este ejemplo, ya podemos vislumbrar algunas de las características del gasto suplido:
- Es un gasto que se hace de parte del cliente: siguiendo con el ejemplo anterior, en el certificado de abono de tasas aparecerá el nombre del cliente, no el tuyo como arquitecto.
- El gasto se realiza por encargo del cliente: es importante que antes de ejecutar la operación, esta cuente con la aprobación por parte del usuario. Así podrás justificar que la gestión se hace por encargo de la parte contratante.
- La operación no implicará un aumento de precios ni generará plusvalías para la parte que lo gestiona: si el permiso de obra cuesta 200 euros, esa será exactamente la cantidad que cobrarás a tu cliente y que irá destinada al pago de la licencia. Los gastos suplidos no son más que flujos de caja que entran y salen en tu empresa en tanto que intermediaria.
Como se debe facturar un gasto suplido
Por sus propias características, un gasto suplido no se puede facturar como si fuese un gasto cualquiera. Porque debes saber que:
- Los gastos suplidos no están sujetos a IVA en la factura: cuando incurres en un gasto suplido, ya pagas el IVA correspondiente, por eso en la factura de tus servicios deberás incluir una sección aparte donde incluyas este tipo de desembolsos que se deducirán de la base imponible del IVA
- No están sujetos a IRPF: los gastos suplidos tienen un impacto neutral en el profesional que los ejecuta. Simplemente, has recibido y has pagado el mismo dinero para obtener la licencia de obra. Por eso, no está sujeto a retenciones.
Si tras esta explicación, estás un poco perdido sobre cómo hacer correctamente una factura de gastos suplidos, te dejamos un ejemplo aquí abajo.
Ejemplo de factura con gasto suplido
Un arquitecto que haya ejecutado un desembolso de parte del cliente para adquirir la licencia de obra puede hacer una factura como esta:
- Servicios prestados: 30.000 euros
- IVA (21%): 6.300 euros
- Total Servicio: 36.300 euros
- Gasto suplido – Pago de licencia de obra: 500 euros
- Total: 36.800 euros
Como ves, el gasto suplido no forma parte de la base imponible y, por tanto, no paga IVA porque ya se abonó en su momento.
Diferencias entre un gasto suplido y otro tipo de gastos
El principal punto que diferencia un gasto suplido de otro tipo de gastos es la contraprestación económica. La mayoría de los gastos que realizas como autónomo son necesarios para sostener tu actividad económica. La compra de materiales, los sueldos de los empleados… Son desembolsos que tú realizas para obtener unos ingresos mayores que te permitan sufragar esos gastos y obtener una ganancia patrimonial.
Pero con los gastos suplidos esto no ocurre, tú simplemente recibes el dinero de una persona y se lo ingresas a otra sin obtener, ni esperar obtener, ningún beneficio.
Preguntas Frecuentes
¿Puedo aplicar un gasto suplido a un autónomo?
Sí, en los servicios que se presten entre autónomos, es posible incurrir en gastos suplidos. En estos casos, se aplican las mismas normas de facturación que si fuese entre autónomo y cliente particular.
¿Debo guardar la factura del gasto suplido?
Sí, es muy importante guardar, no solo la factura del gasto suplido, sino también la factura del servicio o producto adquirido. Si eres arquitecto y has desembolsado un dinero por una licencia municipal, deberás conservar la documentación que lo acredite.
¿Qué ocurre si no facturo correctamente un gasto suplido?
No facturar correctamente los gastos suplidos te puede traer más de un disgusto. Sobre todo, si no has almacenado la documentación que pruebe la naturaleza del desembolso. Hacienda podría reclamarte el pago del IVA y el IRPF correspondiente si no consigues demostrar la naturaleza supletoria del gasto.
Conclusiones
Los gastos suplidos forman parte del día a día de la actividad de cualquier autónomo. Un gasto suplido es aquel que se realiza por encargo del cliente y en nombre de este y así debe quedar reflejado en la factura. Los gastos suplidos no están sujetos a IVA porque este impuesto ya quedó pagado en el momento de la transferencia monetaria.
Si quieres evitar sorpresas con Hacienda, es importante que guardes toda la documentación, incluidas las facturas, que demuestren el tipo de gasto que has efectuado, de otro modo podrías tener que pagar el IVA adeudado, además de posibles sanciones.
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