La factura electrónica ha venido para quedarse. Hacienda ya ha implementado este sistema electrónico orientado al envío de facturas de forma instantánea en este 2025. Con anterioridad, no era necesario enviar las facturas, aunque se debían guardar durante un cierto periodo de tiempo.
Si la normativa te ha pillado a pie cambiado, no te preocupes, Previsión Mallorquina te cuenta todos los entresijos de la nueva normativa y todo lo que necesitas saber para adaptarte a la situación con éxito.
Contents
¿Qué es una factura electrónica?
Una factura electrónica es un documento en formato digital donde figuran los datos de una transacción económica. Las facturas electrónicas ofrecen una alternativa rápida y segura a las facturas en papel. Además, facilitan la contabilidad y la trazabilidad de las operaciones.
De hecho, este es uno de los requisitos por los que Hacienda se decanta por este sistema. Y es que, de este modo, se puede hacer un mejor cálculo de la factura fiscal del contribuyente y combatir mejor el fraude fiscal.
Qué requisitos técnicos se deben cumplir
Puedes emitir facturas electrónicas para tu negocio de múltiples formas. Lo más importante es que cuenten con las siguientes características:
- Legibilidad: El sistema que utilices debe garantizar la legibilidad de los datos incluidos en la factura. Normalmente, los sistemas informáticos ya garantizan esto de por sí.
- Autenticidad: La factura debe tener una firma digital basada en un certificado reconocido. Se puede utilizar cualquier sistema que implique un sistema de verificación oficial.
- Integridad: Se debe garantizar que la factura no se pueda modificar por ningún método y que el documento guarde relación con el evento que representa.
- Contenido: Las facturas deben contener información básica sobre las partes de la transacción y cantidades sobre las que se ha operado.
¿Qué elementos debe incluir una factura electrónica?
Las facturas electrónicas deben tener los mismos elementos que una factura en papel:
- Número de registro: Código que identifica la factura dentro de la contabilidad del emisor.
- Fecha de emisión: Momento en el que se emite la factura
- Descripción de los servicios: Aquí figura el concepto por los que se realizan las transacciones.
- Nombre y datos del emisor y el receptor: Deben establecerse el nombre y apellidos de ambas partes de la transacción, así como el domicilio y los datos fiscales pertinentes
- Base imponible: Cantidad monetaria sobre la que se realiza la transacción y se aplican los impuestos.
- Tipo de IVA aplicado: Puede ser el general, el reducido o el superreducido
- IVA Total: La cantidad monetaria que se aplica en concepto de IVA.
Pasos para emitir las facturas electrónicas
Lo primero que debes hacer es hacerte con un software de gestión de facturas. Existen muchas aplicaciones, algunas de ellas de pago, pero si no tienes muchos recursos puedes utilizar el programa gratuito FacturaE.
Para su instalación deberás contar con los siguientes requisitos técnicos:
- Pentium III
- 128 MB de memoria
- Sistema operativo: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, MAC OS X o Linux
- Resolución óptima: 1024*768
- Máquina virtual Java
Una vez cumplas con estos requisitos, tendrás que descargar el programa FacturaE. Cuando ya esté instalado en tu equipo, deberás:
- Agregar emisor y receptor de la factura: Deberás cumplimentar los datos de tu empresa y los del receptor de la factura. Incluidos los datos de la razón social de ambas partes, CIF, etc. Es importante tener en cuenta que tanto emisor como receptor deben estar identificados y registrados previamente en el sistema.
- Incluir descripción de la factura: En este apartado se deberá incluir la descripción del concepto que motiva la transacción.
- Referencia expediente: Aquí se debe introducir en número de reserva de crédito asignado
- Impuestos: En este apartado introducirás los datos relativos al pago de impuestos.
- Datos bancarios: Estos datos serán los que se utilicen para hacer el pago y consultar los movimientos de dinero.
- Firma electrónica: Importante que cuentes con una firma electrónica autorizada para verificar el documento como por ejemplo Autofirma.
Una vez tengas elaborada la factura electrónica, deberás remitirla a través del sistema Verifactu. Un sistema de facturación todavía por definir que permitirá enviar las facturas en tiempo real y automáticamente a Hacienda.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sé que mi factura se ha enviado correctamente?
El sistema Verifactu cuenta con un apartado que permite verificar la factura. Generalmente, los documentos enviados a través de este sistema aparecerán verificados con la palabra VERI*FACTU .
Además, también podrás acceder a la plataforma pública de Hacienda para comprobar que facturas se han remitido.
¿Qué sucede si no envío las facturas a Hacienda de forma instantánea?
Ya que la factura electrónica será la única manera de remitir facturas a Hacienda, no hacerlo implicaría la no presentación de la factura. Este hecho tendrá consecuencias económicas importantes para el emisor ya que Hacienda no podrá comprobar sus ingresos a través de las facturas.
La ocultación de ingresos pude suponer multas del 50% de la cantidad adeudada si la cantidad es menor a 3.000 euros, de 50% al 100% si la cantidad sobrepasa los 3.000 euros. Si además, ha habido ocultación dolosa de los ingresos, la multa irá del 100% al 150%.
¿Tengo que instalar un software para enviar las facturas?
Si, deberás instalar un software para gestionar las facturas y emitirlas. Dicho software deberá estar avalado por la Administración Pública. Actualmente, existen programas como FacturaE que permiten gestionar las facturas y enviarlas a la administración de forma gratuita y simple.
Conclusión
La factura electrónica es un documento que permite remitir de forma instantánea datos de facturación a Hacienda para su correcta tramitación fiscal. El sistema Verifactu será de implantación obligatoria a partir de 2026. Los autónomos que quieran emitir sus facturas deberán instalar el software necesario y avalado por la administración.
Además, se deberá instalar un sistema de verificación y firma electrónica. Al emitir la factura, se deberá incluir el nombre y datos fiscales del emisor y el receptor, así como la descripción de factura y los impuestos a los que está sujeta.
No instalar este sistema supondrá que no se podrán presentar las facturas a Hacienda. En consecuencia, no se podrían aplicar las correspondientes retenciones fiscales lo que implica que Hacienda podría multarte. Las sanciones van desde el 50% hasta el 150% de la cantidad adeudada en función de la cantidad.
Recuerda que Previsión Mallorquina ofrece los mejores seguros de baja laboral para que nada pare la actividad de los autónomos.
