Desde hace unos años, las gestiones han sufrido un gran cambio producido por esa necesidad cada vez más común de agilizar y reducir el papeleo lo máximo posible, así como el uso de las nuevas tecnologías. Una de las tendencias que ha crecido en estos años para lograr estos objetivos es la factura electrónica. Con su uso, los profesionales y empresas ganan en comodidad, seguridad y fiabilidad en operaciones contables.
La factura electrónica cada vez es más utilizada y en España, es obligatoria su emisión cuando se factura a la Administración Pública, no así entre negocios privados, donde se puede usar la factura en papel. Sin embargo, sigue habiendo muchos autónomos y profesionales que albergan dudas sobre la misma, ya sea a la hora de emitirla o de las obligaciones que tienen las partes implicadas en dicha factura. En Previsión Mallorquina nos preocupamos por la seguridad de nuestros autónomos, por ello te descubrimos todas las claves a continuación.
¿Qué es una factura electrónica?
La factura electrónica es un fichero con el contenido exigido por ley a cualquier factura pero que se transmite, envía y recibe por medios telemáticos. Es necesario que el destinatario de la misma esté de acuerdo en la recepción de una factura electrónica. Factura electrónica, factura telemática y factura digital son términos equivalentes.
El Real Decreto 1619/2012 de 30 de noviembre, regula las normas que deben cumplir las facturas, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Además a partir de 2024, la factura electrónica dejará de ser opcional. Te lo contamos todo en este artículo.
¿Qué ventajas tiene una factura digital?
Como hemos dicho anteriormente, la factura electrónica cuenta con una serie de ventajas que justifican el cambio de tendencia hacia este modelo:
- Ahorro en gastos de gestión y tramitación. Lo decíamos al principio, supone un gran ahorro en trámites y en horas de trabajo.
- Sincronización con otras aplicaciones del sistema de contabilidad con el que cuente la empresa, ya que todo se hace online y en tiempo real sobre el estado financiero de la empresa.
- Mayor agilidad en la facturación y el cobro aportando una mayor eficiencia en las horas de trabajo.
- Seguridad, ya que la factura electrónica se protege mediante la firma digital, garantizando además la integridad del documento.
- Reducción de los trámites con la Administración, que ganarán en rapidez ya que se registrarán automáticamente en las plataformas a las que vaya dirigida.
Estas son las numerosas ventajas que ofrece, especialmente beneficiosas para los autónomos, que verán cómo sus gestiones se reducen tanto con los clientes como con la administración, algo que siempre ha resultado un dolor de cabeza.
¿Cuál es el formato válido para una factura?
La factura electrónica permite que se pueda emitir bajo diferentes formatos entre los que encuentran XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, por ejemplo, usa XML con una estructura determinada conocida como formato «Facturae» (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
Por otro lado, tanto el contenido de la factura, como la firma, vienen en un único fichero normalmente con extensión «.fir». Es aconsejable la utilización de estándares.
¿Cómo se firma una factura digital?
A la hora de realizar una factura electrónica, se garantiza su autenticidad e integridad mediante:
- Firma electrónica basada en un certificado reconocido.
Para que una firma electrónica sea reconocida deberá cumplir con una serie de requisitos. Algunos de ellos son: la identificación del firmante, la verificación de la integridad del documento firmado o el estar basada en un certificado electrónico reconocido. En relación con esto último, para que la firma electrónica sea equivalente a la manuscrita, esta debe de estar basada en un Certificado Reconocido, por el Ministerio de Industria y Comercio, como habilitado para crear firmas reconocidas.
- Intercambio electrónico de datos (EDI).
El EDI es una herramienta que permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de las empresas. En este caso, será el acuerdo relativo a este intercambio, el que garantizará la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
- Otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
- Los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.
Obligaciones del emisor y el receptor
En la factura electrónica, como en la de papel, las dos partes implicadas, el emisor y el receptor de la misma, deben cumplir una serie de obligaciones. ¿Cuáles son?
¿Qué obligaciones tiene el emisor de la factura?
- Creación de la factura electrónica con el software apropiado que contenga los campos mínimos obligatorios a cubrir.
- Consentimiento verbal y escrito por parte del receptor.
- Firma electrónica reconocida y validada que contenga la identidad del emisor, la integridad del documento firmado y la validez.
- Emisión de la factura electrónica.
- Hacer una copia de la misma.
- Contabilización con el desglose del IVA.
- Dar accesibilidad completa para su búsqueda, su copia, su descarga o impresión y para su visualización.
- Guardar los registros durante el periodo legal establecido de 6 años.
¿Qué obligaciones tiene el receptor de la factura?
- Recepción de la factura por medios electrónicos asegurándose de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido. El destinatario debe conservar los originales firmados.
- Contabilizar y anotar en registros de IVA.
- Conservarla durante el período de prescripción.
- Gestionar las facturas de modo que se garantice una completa accesibilidad a la visualización, copia o descarga y su búsqueda selectiva.
Como ves, pasarse a la factura electrónico supone una gran ventaja en tiempo y ahorro. Ya es hora de olvidarse del papeleo. Especialmente indicada para autónomos y pymes. Igual que nuestros seguros de baja laboral para autónomos y profesionales, que te ofrecen las mejores coberturas al mejor precio, en la aseguradora especializada en autónomos.
