Para mejorar la transacción y transparencia de las facturas, en 2022 se aprobó la nueva Ley Crea y Crece, donde se introdujo la facturación electrónica. Actualmente ya está en proceso de desarrollo reglamentario, lo que implicará que todas las empresas y autónomos deban informarse para implantarla en sus operaciones comerciales, es decir, emitir todas sus facturas a través del programa de facturación.
Si eres autónomo y quieres saber más para poder comenzar a implementarlo, ¡sigue leyendo! En este artículo contaremos en qué consiste la factura electrónica, quienes están obligados a utilizarla y los beneficios que tiene este método de facturación.
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¿Qué es una factura electrónica?
Esta nueva implementación de la factura electrónica es el formato electrónico donde los empresarios documentarán todas sus operaciones comerciales, tanto expedidas como recibidas, al igual que una factura de papel convencional, pero en formato digital. Dependiendo de a quien esté dirigida la factura variará, puede ser hacia otra empresa, en caso de operaciones comerciales entre compañías, dirigida a un consumidor final o dirigida a un organismo público.
¿Qué debe incluir la factura electrónica?
A parte de los datos obligatorios de las facturas convencionales, para poder considerar una factura electrónica, esta deberá cumplir a mayores una serie de condiciones fundamentales:
- Las facturas electrónicas deben presentar firma electrónica.
- Cada factura se identificará con un código único.
- Se deberá informar del estado de la factura, si ha sido aceptada/rechazada, la fecha de la operación realizada, que tipo de pago ha sido como puede ser el parcial…
- Para validarla, deberá emitirse a través del programa de facturación de la Agencia Tributaria u otro programa de certificación electrónica.
- Es obligatorio que esté en formato PDF, XML o EDIFACT.
- Tendrán que permanecer los datos visibles y accesibles para su destinatario durante al menos 4 años.
¿Es obligatoria la facturación electrónica para los autónomos?
Como comentamos, la ley Crea y Crece se aprobó en 2022, pero las medidas de la facturación electrónica siguen pendientes de aprobarse en el reglamento.
Una vez aprobada, habrá 3 plazos distintos para comenzar su implementación.
El primer año después de su aprobación, deberán comenzar a implementarlo las empresas y autónomos que tengan una facturación superior a los 8 millones de euro.
El segundo año después de su entrada en vigor, serán aquellos que facturen menos de 8 millones. Sin embargo, estarán exentos de informar sobre el estado de sus facturas a la Agencia Tributaria.
Por último, el tercer año posterior a su entrada en vigor, todos los autónomos deberán comunicar el estado de sus facturas.
Por tanto, si se aprueba esta nueva medida para este 2024, la facturación electrónica será obligatoria para los autónomos a partir de 2026 en operaciones con otras empresas, y por ahora no se incluirán las relacionadas con los consumidores finales. Las facturas se pueden realizar contratando un programa privado que lo realice, o si no, tendrán la opción de la plataforma gratuita de Hacienda.
Sanciones
La nueva medida de la factura electrónica es de obligatorio cumplimiento, por lo que, si algún trabajador por cuenta propia u otra empresa incumple las normas de dicha ley, existirá una sanción. Este incumplimiento supondrá una sanción que va desde el apercibimiento hasta una multa de hasta 10.000€, varía en función de la gravedad de la infracción.
¿Qué ventajas podemos encontrar con la facturación electrónica?
La facturación electrónica es una medida que nos obligará a emitir las facturas de forma digital. Sin embargo, también nos proporcionará una serie de beneficios al implementarla, entre los cuales podemos nombrar los siguientes:
Es un método más ecológico
Al ser un trámite íntegro de forma electrónica, implicará una reducción notoria del uso del papel, envíos, tinta…, un método mucho más sostenible y respetuoso con el medio ambiente. Y a más a más la reducción de los costos asociados a ellos. Una contribución para promover las prácticas empresariales más ecológicas.
Ahorro de tiempo y esfuerzo
Son muchos los autónomos que constan de varios clientes, lo que implica grandes cantidades de documentos, pérdida de tiempo y esfuerzo en emitir cada una de ellas. Con la nueva plataforma de facturación electrónica podremos automatizar procesos, lo que nos proporcionará un ahorro de tiempo y esfuerzo. También permite una mayor capacidad para guardar información de una forma más segura, y a su vez, mayor facilidad de acceder a ella. Se estima que, una vez implantada la medida, permitirá ahorrar un 60% de los costes a los autónomos.
Errores humanos
El ser humano puede cometer errores en cualquier ámbito, y en este aspecto no es una excepción. Las facturas tradicionales implican un aumento en las probabilidades de cometer fallos, pero, al contar con la plataforma digital, donde muchos procesos se pueden automatizar, reducimos las probabilidades de cometer equivocaciones, lo que también evitaría pérdida de tiempo en correcciones.
Aunque la factura electrónica aún no se ha aprobado, es un factor que todos los autónomos deberán considerar, ya que cara a futuro, se tendrá que aplicar de manera obligatoria en todas las operaciones comerciales que realicen, además de ser un método que facilitará los trámites de una forma más sencilla y rápida.
Por tanto, si eres autónomo, es hora de adaptarse a la nueva realidad, considerar toda la información proporcionada en este artículo para estar preparado para el cambio.
