Ser autónomo implica mucho trabajo y esfuerzo y la gestión eficiente de los gastos es fundamental para una buena rentabilidad del negocio.
La posibilidad de desgravar gastos es un beneficio fiscal que puede tener un impacto significativo en tus finanzas, pero al mismo tiempo es importante cumplir con todas las obligaciones tributarias.
Entre los gastos más reiterados ocasionados por la actividad profesional se encuentran las dietas y los gastos de manutención. Si por trabajo tienes que desplazarte con frecuencia, te interesará saber si es posible desgravarlos, de la misma manera que un empleado por cuenta ajena.
En este articulo te comentamos los aspectos más importantes que debes saber sobre cómo se puedes desgravar las dietas y lo que necesitas para hacerlo correctamente.
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¿Qué son las dietas para un autónomo?
Antes de entrar en los detalles, es importante comprender que desgravar implica deducir ciertos gastos de tus ingresos brutos, es decir restar esa cantidad de la base imponible. En términos simples, no hay que pagar impuestos por ello.
Las dietas de autónomos son una categoría de gastos que te puedes desgravar en el ámbito fiscal. Se refieren a los costes de alimentación y manutención. Estos gastos se generan en el momento en el que te tienes que desplazar y de esta manera no podrías comer en tu domicilio o dormir.
Para ser más específicos, la Hacienda no habla de dietas sino de gastos de manutención incurridos en el desarrollo de la actividad económica:
- Los gastos con las distintas comidas de día (desayuno, comida y cena)
- Los gastos en alojamiento en caso de desplazamiento en otro municipio o al extranjero.
Si fueras un trabajador por cuenta ajena tendrías que justificar dichos gastos a través de facturas a final de mes.
Para equilibrar las condiciones tanto de los asalariados como las de los autónomos, se creó una Ley de Reformas Urgente del Trabajo Autónomo, en 2018.
¿Cuánto puede un autónomo desgravarse en las dietas?
A partir del 2018 los autónomos ya pueden deducir las dietas, es decir gastos que se generan en el desarrollo de la actividad profesional como pueden ser comidas, hospedajes, transporte etc. Esta deducción debe cumplir ciertos límites. El límite máximo de gasto diario varía si se incluye o no la manutención y estancia.
De acuerdo con la normativa no puedes deducir todo el dinero que quisieras, sino dentro de unos límites cuantitativos que difieren función de si te tienes que desplazar en el territorio nacional o al extranjero.
Límites cuantitativos para España
- Máximo de 26,67€/día por los gastos en dieta sin pernoctar en municipio distinto del lugar de trabajo habitual.
- Máximo de 53,34€/día por la manutención y estancia en España pernoctando en municipio distinto del lugar de trabajo habitual.
Límites cuantitativos para extranjero
- Máximo de 48,08€/día para gastos en dieta sin pernoctar en el extranjero.
- Máximo de 91,35€/día para dieta y alojamiento fuera del territorio nacional.
Como trabajador autónomo puedes deducir el desayuno, la comida y la cena que realices en tus días laborales, teniendo en cuenta el límite que establece Hacienda comentado antes. Lo normal es que estos gastos sean entre semana de lunes a viernes, pero también pueden tener lugar en fines de semana, siempre y cuando se justifiquen adecuadamente a través de facturas.
Además de deducir los gastos anteriormente mencionamos, la sentencia 458/2021 de 30 de marzo de 2021 aprobó otros gastos que también se pueden deducir tales como, invitaciones a eventos, comidas en restaurantes y hasta viajes de negocios, es decir, todos aquellos costes destinados a representar una buena imagen cara al cliente.
Requisitos para justificar las dietas
La posibilidad de que tú puedas desgravarte las dietas diarias es un gran avance. La Administración ha buscado la manera de ayudar a este gran colectivo representado por autónomos y así no solo beneficiar a los empleados. A continuación, vamos a detallar los requisitos que tienes que tener en cuenta para poder justificar bien las dietas:
Que sean gastos propios del contribuyente y que se realicen en el desarrollo de actividad económica
Estos gastos en dietas y manutención deben ser tuyos propios, no te puedes desgravar los gastos que otra persona haya hecho y es imprescindible que sean relacionados a la actividad profesional que desarrollas.
Que se produzcan en establecimiento de restauración y hostelería
Las comidas que realices tienen que ser siempre en establecimientos de restauración, es decir, solo se permiten los gastos que hagas en bares o restaurantes. Hacienda no permite que deduzcas los gastos de un supermercado.
Que se paguen por medio electrónico
El pago debes hacerlo siempre por medio electrónico, ya que es la única forma de trazar el gasto. Así la Agencia Tributaria es conocedora de todos los datos de la transacción porque aparece en el extracto de tu cuenta. Es importante que uses una tarjeta con tu nombre por si Hacienda solicita información sobre algún gasto que le genere incertidumbre.
Que se puedan justificar
Tienes que contar con una factura muy detallada que justifique los gastos, el ticket también puede llegar a servir, pero es mejor solicitar una factura donde estén todos tus datos fiscales. Esto es lo que debe contener la factura:
- Nombre completo y denominación social del establecimiento
- Fecha en la que se realizó el gasto
- Importe total
- Forma de pago: especificar la forma de pago utilizada para el gasto de dieta, si se trata de transferencia o pago electrónico.
- Tipo de dieta
- Firma o sello del establecimiento
- Tus datos personales o nombre de la empresa con el CIF
Las facturas, tickets o comprobantes debes de guardarlas durante al menos un periodo de cuatro años (artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Que no superen los límites cuantitativos
La cantidad deducida no puede exceder el límite impuesto por la Agencia Tributaria. Es la misma que para las dietas de los trabajadores por cuenta ajena, 26,67€ diarios si el gasto es en España, o 48,08€ si es en el extranjero, sin contar con la pernocta, como hemos comentado antes.
¿Qué pasa si no justifico un gasto siendo autónomo?
Si no puedes justificar un gasto, pueden surgir varias consecuencias dependiendo del contexto. Hacienda suele llevar a cabo inspecciones en las que se te puede pedir justificar todos los gastos que se hicieron durante ese periodo de tiempo, pero si no puedes justificarlo ese gasto lo tienes que asumir tu. Existen 3 tipos de infracciones:
Infracción leve
Si se trata de una infracción leve, la multa es del 50% de la cantidad que tenías que declarar. Se considera que es leve cuando no supera los 3.000€ (sin declarar).
Infracción grave
La infracción es grave cuando superas los 3.000€, sin límite. La multa va del 50% hasta el 100% de la cantidad que tenías que declarar.
Infracción muy grave
Estás ante una infracción muy grave cuando usas medios fraudulentos para no declarar. La multa es del 100% al 150% de la cantidad que debías declarar.
En conclusión, teniendo en cuenta que como autónomo asumes muchos gastos tienes la posibilidad de desgravar las dietas en tu declaración de impuestos. Es un asunto que requiere de mucha atención y un estudio de la normativa fiscal vigente. Existe la posibilidad de deducir muchos gastos siendo autónomo, solo necesitas documentación precisa, como una factura completa con todos sus requisitos para evitar problemas con las autoridades tributarias. ¡Para cualquier sugerencia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros!
