En Previsión Mallorquina, tu empresa de seguros para autónomos, queremos compartir contigo consejos sobre gestión y organización del trabajo diario para autónomos. Son básicos sin los que avanzar se vuelve complicado, aunque es verdad que muchas veces nos focalizamos directamente en las tareas más complicadas o de mayor envergadura, pasando por alto el valor de la organización y la optimización del tiempo.
Documentación interna
Es muy importante tener localizada toda la documentación que se genera en el día a día, relacionada directamente con nuestra condición de autónomos (certificados digitales, facturas, contratos, etc) o con nuestros clientes (trabajos realizados, timings, información adicional).
Para ello, es recomendable tener carpetas diferenciadas que recojan toda la información relativa a cada proyecto. Asimismo, es recomendable que la organización interna de cada carpeta siga la misma línea en todos los proyectos, de esta forma te acostumbraras a un único método de agrupar la información y será más sencillo encontrar la información.
Además, si todavía no dispones de una nube en la que guardar todos tus documentos, es el momento de hacerlo. Cada vez es más importante tener acceso a cualquier información sin importar dónde estés y de forma inmediata. ¿Cuáles son las más utilizadas?
Gestión y organización
La optimización del tiempo es imprescindible tanto si trabajas solo o tienes personas a cargo. De una u otra forma es importante llevar un seguimiento del estado de tu trabajo, para poder mejorar tu eficiencia y productividad.
Por esto, es recomendable realizar una organización mensual del trabajo que permita valorarlo todo y establecer prioridades. Además, definir tareas concretas y asignarles tiempos de realización y deadlines, te ayudará a agendar tu cometido diario de manera más efectiva. También podrás detectar bloqueos o problemas que son recurrentes y tenerlos en cuenta a la hora de volver a organizar tareas de la misma naturaleza.
Además, existen muchas herramientas que te pueden ayudar a establecer de forma visual la organización de tareas, así como ver el estado en el que se encuentran. A continuación, tres de los programas más utilizados:
Tiempos y productividad
A priori puede parecer obvio que es necesario conocer el número de horas que dedicamos a nuestro negocio o clientes. Sin embargo, se vuelve una tarea tediosa si queremos profundizar y encontrar áreas de mejora.
Todos podemos decir que hemos pasado “x” horas del día trabajando en una acción concreta o para un cliente en particular. Pero, si queremos ser más precisos, deberíamos saber el tiempo que dedicamos a cada subtarea, ya que no siempre realizamos el mismo tipo de trabajo. Si podemos registrar esto, tanto nosotros como nuestros compañeros, identificaremos que muchos trabajos conllevan más tiempo del que solemos estimar, o al revés.
Existen programas o aplicaciones que te ayudan a controlar el tiempo que has ido generando para un determinado trabajo o cliente. Además, permiten exportar información gráfica y valorar la productividad en períodos de trabajo concretos. Listamos algunas de las herramientas que te ayudarán a llevar un registro de horas de trabajo:
Y además de mejorar los procesos de gestión, existen otros hábitos diarios que nos ayudan a ser más eficientes y a optimizar nuestro tiempo en el trabajo. ¡Echa un vistazo a nuestro post de consejos para ser más eficientes!
