La clave del éxito de una empresa está en la gestión de sus recursos. Y no importa si ésta tiene 1.000 empleados o solo dos, conseguir generar unas estructuras que sirvan para el crecimiento y la eficiencia de la misma es fundamental. En Previsión Mallorquina, somos especialistas en seguros para autónomos, por eso te contamos como la organización de una empresa se convierte en un requisito indispensable para tu camino hacia el éxito.
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¿Cómo se organiza una empresa?
Por lo general, la organización de una empresa se hace con ella en marcha y se va adaptando a las necesidades que surgen. Muchas veces las prisas por arrancar un proyecto o la infravaloración de este punto llevan a que así sea.
Sin embargo, lo ideal es definir bien una estructura organizativa antes de que la empresa se ponga en marcha. Esto te evitará trabajar de forma ineficiente, al mismo tiempo que conseguirás que la información viaje de forma más fluida dentro de la organización. Crear una estructura no significa que vaya a ser algo rígido e inamovible, al contrario, deberá adaptarse al uso. El papel, por lo general, lo soporta todo, pero el mundo real se encarga de estropear cualquier plan, así que ser flexibles es parte de la tarea de organización empresarial.
Formas de dividir y organizar una empresa
En la organización clásica de una empresa, que es jerárquica y vertical, la división de la empresa en áreas es lo más común. Todas ellas dependerán de una dirección y deberán ser plenamente interoperables, es decir, la comunicación entre ellas deberá ser los más fluida posible. El criterio o criterios para estructurar estas áreas pueden variar, dando lugar a diferentes organizaciones. A continuación te mostramos las divisiones más comunes. En muchas ocasiones la empresa se configurará de manera híbrida, es decir, combinando varias de estas estructuras.
1. División por funciones
Es una de las divisiones más comunes. La empresa se organiza en áreas que agrupan todas las actividades necesarias para llevar a cabo una tarea. Por ejemplo, se puede dividir en área de producción, de marketing y de finanzas.
Las ventajas de esta organización es que agrupa a los empleados según su perfil, por lo que pueden explotar al máximo sus habilidades. Además, es una organización empresarial fácil de gestionar.
2. División por productos
Si dentro de tu empresa existen un gran número de productos o servicios, o siendo pocos, están bien diferenciados, esta división es la más interesante.
Te permite focalizar todos los esfuerzos de cada área en el producto, haciendo que todos los miembros del área se coordinen para alcanzar un objetivo. Si quieres implantar este modelo deberás compartir recursos entre las diferentes áreas, para no duplicarlos.
3. División por zonas geográficas
En grandes empresas que abarcan territorios muy amplios, se hace necesaria una repartición geográfica. Así, se crearán unidades que tendrán un área geográfica asignada.
Esta división consigue que cada área conozca a fondo el mercado, sus necesidades y tenga una mayor capacidad de respuesta y adaptación. Cada área actuará casi como si fuese una empresa independiente. Lo menos positivo es que algunas funciones estarán duplicadas en las diferentes áreas.
4. División por clientes
Cuando la empresa tiene clientes muy grandes, que absorben muchos recursos, un buen tipo de organización es la división por clientes. Al igual que en la división por zonas geográficas, cada área tiene una independencia operativa y comparte ciertos recursos con el resto de áreas.
5. Organización de una empresa por procesos
Este tipo de organización es más propia de empresas de producción industrial, ya que permite concentrar los recursos necesarios para cada fase del proceso productivo. Al igual que en las divisiones anteriores, deberemos compartir recursos que serán comunes a todas las áreas, para así no duplicar funciones.
6. Organización de una empresa por proyectos
Esta división está pensada para ser desarrollada por grandes corporaciones que realizan proyectos complejos, y los cuales requieren dedicarles muchos recursos. La principal ventaja es que se consigue una mayor eficiencia, porque se pueden concentrar los perfiles necesarios para cada proyecto y en cada momento.
¿Cómo mejorar la organización de una empresa? 5 recomendaciones
Existen una serie de puntos que deberías tener en cuenta a la hora de organizar tu empresa. Unas recomendaciones que te ayudarán a estructurar el trabajo y las funciones, haciendo que tu empresa sea mucho más eficiente.
- Define deberes y responsabilidades. Cada miembro de la organización debe saber qué tiene que hacer y qué parte del trabajo es su responsabilidad.
- Define un liderazgo. Elige a una persona, a un grupo, para ser el faro que guíe a sus compañeros. Recuerda que el liderazgo, además de otorgarse, se debe ganar en el día a día.
- Establece objetivos. Si la gente sabe a dónde tiene que llegar, es mucho más fácil que consiga alcanzar esas metas.
- Es importante no acumular tareas sobre una misma, convertir a la gente en imprescindible es contraproducente. Lo idea es trazar una estrategia desde la dirección, para que después las tareas se vayan haciendo en cascada, asumiendo cada nivel su grado de responsabilidad.
- Sistematiza procesos. Si en tu empresa hay tareas o actividades que son parecidas o que se repiten con frecuencia, está bien tener un diseño de ese proceso, para que al hacerlo siempre igual, cada vez seamos más eficientes y la curva de aprendizaje se reduzca.
- Elimina puntos bloqueantes. Nadie debería depender de más de una persona para realizar su trabajo. Elige fomentar la autonomía de cada miembro de la organización.
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